Ihre Checkliste für das Onboarding Ihrer neuen Übersetzungsagentur

Sie haben einen neuen Übersetzungsdienstleister? Unsere Checkliste hilft Ihnen beim reibungslosen Onboarding.

Sie planen, Ihre Übersetzungen an eine bereits ausgewählte Übersetzungsagentur zu übergeben und möchten nun mit dem Onboarding beginnen? Dann haben wir eine ausführliche Checkliste mit den 12 wichtigsten Punkten und Tipps für das Onboarding Ihrer neuen Übersetzungsagentur:

1. Vertragliches und Geheimhaltungsvereinbarung

Gibt es von Ihrer Seite vertragliche Regelungen, die im Vorfeld definiert werden müssen?

  • Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Evtl. Erstellung eines Rahmenvertrages

Sprechen Sie diese Punkte zu Beginn an, da eine frühzeitige Unterzeichnung den Projektstart nicht unnötig herauszögert.

2. Ihr Team an Stammübersetzenden

Direkt zum Onboarding-Beginn sollte ihr Dienstleister Probeübersetzungen in den gewünschten Sprachen für Sie anfertigen. Sie wählen, welcher Stil am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Nach Freigabe setzen Sie die Übersetzenden für Ihre Projekte ein. Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstleister Ihnen zusichert, dass Sie ein festes Übersetzungsteam pro Sprache haben.

3. Ansprechpartner kennenlernen

Sie lernen Ihre Ansprechpartner im Übersetzungsbüro in einem persönlichen Treffen oder einem digitalen Meeting kennen. Wichtig ist ein fest definiertes Team bei Ihrem Dienstleister, das sich in Ihre Besonderheiten einarbeitet, Ihre Prozesse von Beginn an ausarbeitet und bis ins Detail kennt.

4. Langfristige Projektplanung

Haben Sie bereits eine grobe Planung für Ihren Übersetzungsbedarf in den kommenden Monaten? Gibt es Zeiten mit einem besonders hohen Übersetzungsbedarf?

Ihr neuer Partner wird sich im Vorfeld danach erkundigen. Gemeinsam mit Ihrem Dienstleister können Sie daraufhin größere vorhersehbare Projekte planen. Die entsprechenden Kapazitäten werden für Sie blockiert.

5. Projektrahmendaten

Folgende projektübergreifende Rahmendaten definieren reibungslose Abläufe:

  • Kommunikationswege
  • Bestellvorgang
  • Wiederkehrende Standardprojekte mit Standard-Lieferzeiten
  • Sammelprojekte oder Kontingente
  • Dateiaustausch-Plattformen und -Zugänge
  • Essenzielle Informationen zur Rechnungsstellung (Bestellnummer / Kundennummer / Rechnungseingangsadresse)

6. Partnerschaft

Unterstützen Sie Ihren Dienstleister mit Informationen, auch wenn dies zunächst internen Aufwand bedeutet. Nur mit einem guten Fundament entwickeln sich stabile Partnerschaften.

7. Styleguide und Corporate Wording

Ihr Dienstleister wird Sie nach Ihrem Styleguide oder Corporate Wording fragen. Diese Informationen werden dokumentiert, wenn möglich direkt im Translation-Memory-System hinterlegt und an alle Projektbeteiligten weitergegeben.

8. Abgleich vorhandener Übersetzungen

Gibt es bereits bestehende Übersetzungen aus früheren Aufträgen von Ihrem vorherigen Dienstleister, die Ihren Qualitätsanforderungen genügen? Danach wird Sie Ihr Dienstleister definitiv fragen. Lassen Sie ihm die entsprechenden Texte zukommen. Ihr Partner spielt sie als Grundlage für weitere Übersetzungen in das Translation-Memory-System ein.

9. Terminologie

Haben Sie bereits eine Terminologie-Liste? Bestehende Terminologie-Listen werden im ersten Schritt auf Korrektheit geprüft und dann ebenso in das Translation-Memory-System eingepflegt. So wird stets die korrekte Verwendung Ihres Corporate Wordings sichergestellt. Sollten Sie noch keine Terminologie-Liste haben, kann Ihr Dienstleister solch eine Liste mit Terminologie-Vorschlägen anfertigen. Sie geben diese Liste final frei.

10. Timing

Planen Sie genügend Zeit für das Onboarding Ihrer neuen Übersetzungsagentur ein. Die Pflege des initialen Datenbestandes und die Freigabe des Übersetzungsteams sind essenziell für eine reibungslose Zusammenarbeit.

11. Prozesse und Dateiformate

Je nach Projekt variieren Dateiformate. Oftmals ist jedoch nicht bekannt, in welchen Dateiformaten Übersetzungen angefertigt werden können. Vor Projektstart vereinbart Ihr Dienstleister einen Termin mit Ihnen, um ideale Austauschformate zu definieren, einen optimalen Workflow zu schaffen und damit Ihren internen Aufwand so gering wie möglich zu halten.

12. Interne Kommunikation

Kommunizieren Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, dass Sie einen neuen Partner für Übersetzungen haben. Geben Sie die Kontaktdaten entsprechend intern weiter. Erst wenn alle Abteilungen Ihres Unternehmens mit dem gleichen Dienstleister zusammenarbeiten, ergeben sich die 3 größten Vorteile:

FAZIT:

Das Onboarding Ihrer Übersetzungsagentur ist keine Raketenwissenschaft. Sie sollten dennoch die oben aufgeführten Punkte beachten, damit die Zusammenarbeit mit Ihrer neuen Übersetzungsagentur von Beginn an reibungslos funktioniert. So legen Sie den Grundstein für eine langfristige und nachhaltige Partnerschaft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage.